Offres d'emploi
Assistant(e) administratif(ve) Accueil et secrétariat thématique Insertion - Haut Anjou
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Informations complémentaires
Description
Assistant(e) administratif (ve) référent(e) de l’accueil physique et téléphonique sur la Maison Départementale des Solidarités (MDS)
Assistant(e) administratif (ve) référent(e) sur la thématiques RSA (Insertion) en binôme, il (elle) travaille en équipe avec des assistants de service social, le Conseiller Insertion, le Responsable MDS et autre travailleurs Médico Sociaux.
Il, elle est positionné(e) sous la responsabilité hiérarchique et technique du Responsable adjoint administratif (RAA)
Missions
> Activités principales :
· Accueil physique et téléphonique des usagers au premier accueil et sur les missions spécifiques au RSA
· Appui numérique du kiosque informatique
· Secrétariat RSA : instruction, orientation et suivi des bénéficiaires…
· Gestion et animation des salles d’attente
· Gestion des flyers et des affiches
· Gestion des imprimés mis à disposition des TMS
· Gestion du courrier arrivé/départ machine à affranchir
· Réservation des salles
· Relais du RAA sur la gestion du parc automobile et des locaux de la MDS
> Activités secondaires :
· Suivi des usagers et soutien de l’activité des travailleurs médico-sociaux en matière d’insertion
· Participation aux temps de réunions : MDS, AA, Insertion
· Enregistrement des dossiers dans TSE, SOLIS RSA…· Suivi des échéances, complétude du projet dans TSE· Mise en forme des rapports, courriers, notes· Préparation, participation et suivi des réunions en lien avec l’insertion· Participation à des actions collectives· Suivi des données, tableaux de bord, statistiques
· Classement, Archivage
Profil
Savoirs (connaissances théoriques) :
· Organisation et organigramme du Département, de la DGA DSS, de la DAST
· Organismes extérieurs en relation avec l’action sociale départementale
· Caractéristiques des publics accueillis en MDS
· Droits et obligations des usagers
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) :
· Adapter son intervention aux différents publics, au téléphone ou physiquement
o Accueillir et écouter avec empathie et respect
o S’exprimer clairement et reformuler des demandes
o Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par l’interlocuteur
o Gérer des situations de stress et réguler les tensions
o Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o Adapter son intervention aux différents publics
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique)
· Renseigner et orienter le public
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
o Présenter des documents d’information et de communication
o Gérer un planning de réservation
o Orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Département
· Identifier et qualifier les demandes du public
o Établir la différence entre la demande et le besoin réel
o Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement des services liés à l’action sociale et médico-sociale
o Transmettre la demande au service compétent
· S’adapter au public de l’action sociale
o Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
o Adapter son mode relationnel au public concerné
o Repérer les comportements à risques
· Prendre les mesures appropriées en situation d’urgence
Savoir relationnel (relations humaines) :
· Capacités d’écoute et d’empathie
· Capacités à travailler en équipe pluridisciplinaire
Document en téléchargement
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Fiche de poste
FP Assistant administratifTélécharger - pdf (1 Mo)