Offres d'emploi

Assistant du service maintenance et exploitation

Informations complémentaires

Référence d'emploi : 20220218
Direction : DGA Organisation et Ressources - Direction du Patrimoine Immobilier
Service : DOR DPI - Sce maintenance et d'exploit°
Lieu de travail : Service maintenance et exploitation - Hôtel du Département Angers
Temps de Travail : Temps plein
Date limite de candidature
Grade(s) : Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe, Adjoint administratif

Description

Assurer le secrétariat et l’accueil au sein du service de maintenance et exploitation.

Missions

Appui administratif au service

Assure les missions de secrétariat pour le service : gestion du courrier, gestion de l’agenda, accueil téléphonique, préparation de dossiers, organisation/participation  aux réunions, rédaction de compte rendu, mise en forme de diaporama, compilations, synthèses et saisies de données…

Assure le traitement des demandes de sous-traitance

Assure le suivi des nouveaux arrivants (administratif et logistique) et les mouvements d’agents en lien avec l’assistante de direction

Assure le suivi des formations : recensement, suivi du tableau de bord, transmission des informations

Assure le suivi et gestion des tableaux de bord de l’activité du service : Correspondants de site, DPI assistance, permanence des collèges, tableau des sites par thématique

Appui administratif à l’unité exploitation

- Contribution à l’organisation des déménagements : participation aux réunions, rédaction des comptes rendus, suivi des plannings, transmission des informations

- Assistance à la régie, : suivi des congés, suivi et transmission des heures supplémentaires, rattachement des bons de livraison aux demandes d’achat

- Participation aux différentes réunions, prise de note et compte rendu : réunion d’unité, mobilier, déploiement du tri sélectif …

Appui administratif à l’unité maintenance

Assure le suivi administratif des contrats de maintenance en lien avec le gestionnaire :

- recensement des rapports et facturation

- gestion de la boite mail,

- correspondance avec les établissements et sites (diffusion de planning),

-  participation aux réunions avec les entreprises et rédaction de compte rendu

Ø  Activités secondaires

Suivi comptable : mise en signature des bons de commande, visa des factures

Assure le remplacement de l’assistante de direction et/ou des autres services en cas d’absence

Assure le classement et l’archivage (papier et numérique) selon le tableau de gestion des archives

Profil

Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la collectivité

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse