Offres d'emploi
Agent de gestion administrative- accueil - Maison du Département du Grand Saumurois
Informations complémentaires
Description
Le Département de Maine-et-Loire recrute un·e Agent de Gestion Administrative spécialisé·e dans l’accueil du public pour rejoindre la Maison du Département du Grand Saumurois, basée à Saumur.
Sous la responsabilité de la Responsable Adjointe Administrative, vous serez le·a relais du responsable adjoint administratif pour la gestion du parc automobile et des bâtiments de la Maison du Département.
Missions
Missions principales :
Accueil physique et orientation du public :
- Assurer l’accueil physique de premier niveau : renseigner et orienter les usagers vers les services de la MDD, les services départementaux et les partenaires.
- Gérer l’orientation et la prise de rendez-vous pour les permanences, élus, Maison Départementale de l'Autonomie, Accueil Information Orientation, Accompagnement Sociale Globale, Protection Maternelle Infantile.
Gestion administrative et logistique :
- Traiter le courrier (arrivée/départ) : distribution et affranchissement.
- Gérer le point Accueil Numérique : accompagnement à l’utilisation et gestion des impressions.
- Gérer et animer les salles d’attente : actualisation de l’affichage et mise à disposition de flyers.
- Réserver les salles et bureaux (hors protection).
- Assurer l’affichage, la fermeture des sites et la mise à jour des listes des secteurs et téléphoniques.
- Réaliser des statistiques d’accueil.
Gestion du parc automobile et des locaux :
- Gérer le parc automobile de la MDD : révisions, demandes de devis, rendez-vous au garage.
- Gérer les locaux de la MDD : demandes DPI (Dossier de Programmation Immobilière) et suivi.
Activités secondaires :
- Assurer le relais de l’Agent Administratif Prévention et de l’Agent Administratif RSA :
- Gestion du courrier de rendez-vous RSA.
- Suivi des contrats RSA et tableau des bénéficiaires du RSA (BRSA).
Profil
Le·a candidat·e idéal·e pour ce poste doit avoir une bonne connaissance de l’organisation et de l’organigramme du Département, de la DGA PVS et de la DAST, ainsi que des organismes extérieurs en relation avec l’action sociale départementale. Il·elle doit connaître les caractéristiques des publics accueillis en Maison du Département et les droits et obligations des usagers.
Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit :
- Adapter son intervention aux différents publics (téléphone ou physique).
- Accueillir et écouter avec empathie et respect.
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes.
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage accessible.
- Gérer des situations de stress et réguler les tensions.
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence.
- Identifier et qualifier les demandes du public pour distinguer la demande du besoin réel.
- Renseigner et orienter le public vers les bons interlocuteurs.
- Gérer un planning de réservation (salles, véhicules).
Enfin, le·a candidat·e doit incarner des qualités humaines essentielles :
- Capacités relationnelles : savoir interagir avec les usagers et les partenaires.
- Sens de l’écoute et neutralité : comprendre les besoins et conserver son objectivité.
- Disponibilité : être accessible pour les usagers et les collègues.
Esprit d’équipe : collaborer efficacement avec les autres membres de la Maison du Département. - Respect des principes d’accueil : garantir un accueil inclusif (y compris pour les personnes en situation de handicap) et respecter les règles de non-discrimination et de laïcité.
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
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https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement