Offres d'emploi
Assistant.e du chef de service parcours et prestations adulte
Informations complémentaires
Description
Le Département de Maine-et-Loire recrute un.e Assistant.e du Chef de Service pour rejoindre le Service Parcours et Prestations Adultes au sein de la Maison Départementale de l’Autonomie (MDA), basée à Angers.
Sous la responsabilité du Chef de Service, vous participerez à l’organisation du service en assurant un appui technique et organisationnel auprès des responsables. Votre rôle sera essentiel pour identifier et qualifier les demandes des partenaires et des administrés, réorienter vers les services et/ou professionnels concernés, et apporter une réponse administrative adaptée à chaque demande.
Missions
Organisation et planification :
Créer, mettre à jour et gérer les outils de planification : réunions de service, points techniques, équipes pluridisciplinaires et partenariales, agendas des équipes, planning des congés, etc.
Organiser et préparer des réunions diverses.
Suivi de l’activité :
Élaborer les tableaux de suivi de l’activité et réaliser l’extraction des données.
Gestion administrative :
Gérer le courrier, les courriers GEC (Gestion Électronique des Courriers) et les boîtes mail partenaires.
Gérer les transferts des dossiers hors département entrants, en lien avec les assistantes des autres services.
Gérer les appels téléphoniques des responsables.
Rédaction et mise en forme :
- Réaliser les travaux de mise en forme de courriers, notes, rapports, présentations PowerPoint, procédures, organigrammes, etc.
- Gestion des ressources humaines : Informer sur les mouvements et absences des agents du service.
- Aider à la gestion des campagnes de temps de travail, de télétravail, des entretiens professionnels.
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants au sein du service.
- Logistique et coordination : Recenser les besoins en matériel et assurer, si besoin, le relais avec le service ressources.
- Participer à la coordination des déménagements de bureaux en lien avec le service ressources.
- Établir et actualiser le planning d’attribution des véhicules et réserver les véhicules.
Préparation des commissions :
- Organiser et préparer les Commissions des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) en alternance avec les assistantes des autres services.
Suivi spécifique :
- Suivre les admissions impossibles sur le logiciel Via Trajectoire.
- Réaliser les relances pour les PCH (Prestation de Compensation du Handicap) 1 et ACTP (Allocation Compensatrice pour Tierce Personne) auprès des bénéficiaires.
Soutien ponctuel :
Apporter son soutien aux autres services de la MDA de façon ponctuelle.
Assurer l’accueil téléphonique du service de façon ponctuelle.
Profil
Le·a candidat·e idéal·e pour ce poste doit maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et avoir une connaissance des logiciels métiers utilisés au sein de la MDA. Il·elle doit savoir classer les documents du service de manière simple et accessible, et avoir une bonne connaissance des missions et de l’organisation de la MDA, de la Direction Autonomie et de la DGA PVS. Une maîtrise des process et procédures du service, ainsi que de la charte graphique du Département, sera un atout.
Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit être capable d’organiser son travail de façon autonome, avec rigueur et méthode. Il·elle doit savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages, être réactif·ve et force de proposition, et s’adapter à l’environnement de travail et à ses évolutions. Une capacité à intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat sera également indispensable.
Enfin, le·a candidat·e doit incarner des qualités humaines essentielles :
- Aisance relationnelle : capacité à communiquer, conseiller les agents et les usagers, et à être à l’écoute.
- Discrétion et disponibilité : savoir respecter la confidentialité et répondre aux besoins.
- Esprit d’équipe : collaborer efficacement avec les autres membres du service.
- Rigueur : respecter les procédures et garantir la qualité du travail.
- Autonomie : savoir prendre des initiatives et gérer son temps.
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
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