Offres d'emploi
Assistant.e de chef de service appui et moyens de l’offre autonomie
Informations complémentaires
Description
En lien étroit avec la cheffe de service, vous jouerez un rôle central dans la coordination, la gestion administrative et le soutien organisationnel du service appui et moyens de l’offre autonomie (SAMOA).
Vous contribuerez au bon fonctionnement du service, faciliterez le travail des équipes, assurerez une circulation fluide de l'information, et participerez à la préparation des dossiers ainsi qu'au suivi des décisions.
En tant que porte d'entrée des Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS), vous veillerez à une orientation de qualité et à des réponses adaptées aux besoins des usagers.
Vous participerez également à l'animation des réseaux de partenaires, soutiendrez la gestion budgétaire, actualiserez les tableaux de bord, et contribuerez à l'harmonisation des procédures.
Enfin, vous rédigerez et réaliserez une diversité de supports adaptés aux besoins du service, tout en veillant au respect des calendriers et échéances pour un fonctionnement fluide et organisé.
Missions
Coordination et gestion administrative :
- Assurer l'activité administrative et logistique du service : appels téléphoniques, courriers, mails, gestion d'agenda, déplacements, réunions, fournitures, archivage, gestion des Interventions et des Temps de Travail (GITT), organisation des réunions.
- Proposer, gérer et suivre le programme des visites en établissements, des rencontres interdépartementales et des réunions de service.
Rédaction et communication :
- Rédiger et mettre en forme des documents : relevés de décisions, rapports, courriers, tableaux, diaporamas, délibérations.
- Garantir une circulation fluide et structurée de l'information entre le service, les autres directions, les partenaires extérieurs et les Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS).
Animation et coordination :
- Participer à la préparation et à l'animation de réseaux de partenaires : réseau qualité, groupes de travail, comités de suivi, réunions des directeurs·rices d'ESSMS.
- Assurer la tenue et l'actualisation des tableaux de bord et la gestion des bases de données (ESSMS, conventionnements, Fichier National des Établissements Sanitaires et Sociaux (FINESS)).
Gestion budgétaire et procédures :
- Participer aux campagnes budgétaires, notamment l'intégration des arrêtés dans Webdélib, suivre le calendrier de traitement, leur signature et veiller à la transmission aux ESSMS.
- Participer à la coordination, l'harmonisation des procédures et la gestion de l'architecture réseau.
Appui et suivi :
- Apporter votre appui au traitement et au suivi des dossiers.
- Contribuer à la coordination du dispositif de suivi des signalements.
- Assurer le suivi d'activité pour la continuité du service, y compris en cas d'absence (participation aux permanences téléphoniques de la direction).
- Contribuer aux démarches de Qualité de Vie au Travail (QVT) et à l'animation des temps forts et événements professionnels.
Profil
Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit savoir organiser des agendas, prendre des rendez-vous, planifier, intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne, et organiser son travail de façon autonome avec rigueur et méthode.
Le·a candidat·e doit maîtriser les logiciels de bureautique (suite Office), les outils intranet, la messagerie et Internet.
Il·elle doit connaître les partenaires extérieurs et leur rôle, ainsi que le vocabulaire professionnel du service.
Enfin, le·a candidat·e doit faire preuve d'esprit d'équipe, d'aisance relationnelle, de disponibilité, et de capacité à s'adapter à des publics divers.
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
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