Offres d'emploi
Assistant administratif / assistante administrative- Cabinet de la Présidente
Informations complémentaires
Description
Le Département recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour intégrer le Cabinet de la Présidente.
Le poste est un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement administratif du cabinet, en particulier dans les domaines logistique et protocolaire.
Missions
Missions principales :
Assurer l’ensemble des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du Cabinet de la Présidente, notamment celles liées à la logistique et au protocole.
Participer à la conception et à l’organisation de manifestations portées par le cabinet.
Sécuriser, mettre à jour et suivre les fichiers contacts, et constituer des listes d’invités.
- Gérer l’accueil physique et téléphonique du cabinet.
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, dossiers, présentations PowerPoint, etc.
- Assurer la gestion administrative des budgets affectés au cabinet et suivre les achats.
- Gérer la logistique du cabinet : commandes de fournitures, gestion des réservations de salles, commandes de lots.
Activités secondaires :
- Constituer les dossiers préparatoires aux événements et aux déplacements des élus : demande de notes, préparation du déroulé des événements, mise en forme des dossiers.
- Assurer diverses tâches de secrétariat pour les élus et les collaborateurs.
- Prendre en charge toute autre tâche nécessaire à la continuité du service du secrétariat du cabinet.
Profil
Le candidat idéal maîtrise les techniques d’accueil et de communication, tant physiques que téléphoniques, et dispose de solides compétences en secrétariat, gestion de l’agenda et des procédures administratives. Il ou elle est à l’aise avec la gestion de budget et le suivi des achats, ainsi qu'avec la gestion de fichiers contacts, en particulier pour des informations sensibles.
Le ou la candidat(e) possède une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Grand-Angle) et sait organiser la logistique des événements ainsi que gérer les commandes de fournitures. Réactif(ve) et polyvalent(e), il ou elle est capable de s’adapter rapidement à un environnement dynamique et de gérer efficacement les priorités.
Une bonne connaissance des circuits administratifs et des procédures internes est indispensable, ainsi qu’un respect rigoureux de la charte graphique départementale. Enfin, il ou elle fait preuve d’un sens prononcé du service public, d’une grande discrétion, d’une loyauté sans faille et sait gérer des informations confidentielles. Le sens du travail en équipe, la capacité à collaborer et à maintenir des relations humaines harmonieuses au sein du cabinet sont essentiels.
Autonome, rigoureux(se) et adaptable, le/la candidat(e) saura évoluer dans un environnement exigeant et contribuer activement au bon fonctionnement du cabinet.
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
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https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement
Document en téléchargement
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Fiche de poste
FP Assistant administratifTélécharger - pdf (473 kilo_bytes)