Offres d'emploi
Assistant de direction des Archives départementales
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transport en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
Découvrez notre promesse employeur et l'ensemble de nos avantages sur la page :
https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement
Description
L’assistance de direction est une professionnelle confirmée et assure principalement :
- la liaison avec les partenaires internes et externes de la direction des Archives et la diffusion de l’information au sein de la direction
- l’assistance de la directrice dont le suivi de l’agenda, des contacts et la préparation des dossiers
- l’enregistrement de l’ensemble du courrier en arrivée avec la maîtrise de la GEC
- le secrétariat administratif : rédaction des courriers généraux, suivi et envoi des réponses aux recherches
Missions
Activités principales :
Assistance de direction : point de coordination avec le secrétariat général, les autres directions et l’ensemble des partenaires internes et externes ; diffusion de l’information au sein de la direction, suivi des échéances, organisation de réunions, suivi des réservations de salle
Assistance de la directrice : tenue de l’agenda de la directrice, gestion des contacts, accueil des rendez-vous, prise de notes, préparation de dossiers
Courrier : enregistrement de tout courrier en arrivée, maîtrise de la Gestion Electronique du Courrier (GEC), tri et classement
Secrétariat : rédaction administrative des documents en respect de la charte, centralisation et envoi des réponses dans les délais aux demandes de recherches par correspondance
Activités secondaires :
Ressources humaines : correspondant Tribu (suivi des nouveaux arrivants, mise à jour organigramme/annuaire), suivi administratif des stages préprofessionnels
Polyvalence : renfort ponctuel aux autres activités administratives du service (accueil, standard etc.)
Transversal : participation ponctuelle aux projets transversaux de la direction
Profil
Savoirs (connaissances théoriques)
Maitrise des techniques de secrétariat dont la rédaction administrative et les outils bureautiques en usage au Département (Windows, Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Maitriser les règles de la correspondance administrativeConnaissance de la réglementation propre aux Archives, à acquérir si besoin
Bases du statut de la FPT ; connaissance des dispositifs de formation
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique)
Planifier et intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
Hiérarchiser les informations et transmettre les messages avec discernement
Rédiger, mettre en forme tout document administratif ; gérer l’arborescence des fichiers Maîtriser (après formation éventuellement) les outils des gestion interne au Département, tels que : GEC, Tribu, e-mission etc.
Savoir procédural (procédures)
Connaitre l’organigramme et le fonctionnement du Département, en particulier les circuits administratifs et les règlements mis en place par la collectivité.Maîtriser les procédures de saisie et de circulation des courriers dans la G.E.C.
Savoir relationnel (relations humaines)
Sens du service public et sa disponibilité
Sens du relationnel, savoir renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours et son action, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Autres
Etre réactif et s’avoir s’adapter à l’activité
Document en téléchargement
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Fiche de poste
assistant de directionTélécharger - pdf (578 kilo_bytes)