Offres d'emploi
Agent de gestion administrative Accompagnement - Angers Ouest
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transport en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
Découvrez notre promesse employeur et l'ensemble de nos avantages sur la page :
https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement
Description
L’assistant(e) administratif(ve), positionné(e) sur la mission Accueil Information Orientation et Accompagne social global (AIO-ASG), travaille en équipe pluridisciplinaire avec les assistants de service social et autres travailleur médicaux-sociaux (TMS) pour assurer un accueil approfondi et un traitement de la demande des publics orientés vers cette mission
Il doit faire preuve d’initiative dans le respect du cadre institutionnel
Il est positionné sous la responsabilité hiérarchique et technique du Responsable adjoint administratif
Missions
Activités principales :
Assurer un accueil adapté aux publics, en entretien physique et téléphonique (accueil immédiat et quotidien sans rendez-vous et accueil sur RDV)
o Identifier et qualifier les demandes sociales
o Orienter vers les services et/ou professionnels concernés
o Apporter une réponse administrative adaptée à la demande
Réaliser des tâches administratives et entrer en relation avec des collègues et des partenaires au bénéfice du public accueilli
o Suivi et enregistrement du courrier
o Mise en forme de rapports, courriers, notes
o Gestion des agendas / Prise de rendez-vous
o Utilisation des logiciels et applications de l’action sociale et des solidarités
o Mise à jour des dossiers
o Suivi des échéances
o Classement, archivage
o Suivi de données, tableaux de bord, statistiques
Participer aux diverses instances : réunions de MDS, du pôle administratif, régulations, RASI…
Travailler en équipe sur les questions relatives à l’orientation et à la réponse à l’usager
o Soutien de l’activité des travailleurs médico-sociaux
> Activités secondaires :
Assurer avec les autres assistants administratifs de la MDS la permanence du service public au 1er accueil et les besoins inhérents en assurant les remplacements sur les autres activités administratives
Participer aux actions collectives et à la vie de la MDS
Venir en appui ponctuel sur les autres thématiques présentes en MDS
Profil
Vous devez posséder des connaissances approfondies de l'organisation et de l'organigramme du Département, de la Direction Générale Adjointe Développement social et solidarités et de la Direction d'action sociale territoriale, ainsi que des organismes extérieurs en relation avec l’action sociale départementale. La connaissance des caractéristiques des publics accueillis en MDS et des droits et obligations des usagers est essentielle, ainsi qu'une bonne compréhension des dispositifs en lien avec la thématique de la mission.
En termes de savoir-faire, vous devez être capable d'adapter votre intervention aux différents publics, au téléphone ou physiquement, en accueillant et écoutant avec empathie et respect. Vous devez savoir vous exprimer clairement, reformuler des demandes et traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par l’interlocuteur. La gestion de situations de stress, la régulation des tensions et la réaction pertinente aux situations d’urgence sont cruciales. Vous devez également être capable de conserver neutralité et objectivité face aux situations.
Il est important de savoir renseigner et orienter le public en identifiant et en gérant la demande et son degré d’urgence. Vous devrez présenter des documents d’information et de communication, gérer un planning de réservation, et orienter vers les personnes et services compétents.
La capacité à accompagner dans les démarches administratives est également nécessaire. Cela inclut intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes, participer à l’instruction de la demande de l’usager, aider à rédiger des documents administratifs avec l’usager, instruire les demandes de dossiers type RSA, donner une réponse sur le suivi des dossiers, demander des pièces complémentaires et vérifier la conformité des dossiers de demande.
Vous devez savoir appréhender le public de l’action sociale, en prenant de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers et en adaptant votre mode relationnel au public concerné. La capacité à repérer les comportements à risques, prendre des initiatives et des mesures appropriées en situation d’urgence est essentielle.
Enfin, vous devez avoir une bonne maîtrise des principes d’accueil des personnes, de la réglementation relative à la non-discrimination et à la laïcité dans les services publics, et des notions d’éthique, de dignité de la personne et de déontologie. La connaissance des logiciels bureautiques et métiers (AST, NOVA, SOLIS, GED, pack Office) et des procédures métiers est également requise.
Si vous êtes une personne dotée d’un esprit d’analyse et de synthèse, autonome, rigoureuse et organisée, et que vous aimez travailler en équipe pluridisciplinaire, nous serions ravis de recevoir votre candidature pour ce poste enrichissant et dynamique.
Document en téléchargement
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Fiche de poste
FP Assistant administratifTélécharger - pdf (765 Ko)