Offres d'emploi internes

Assistant-e administratif-ve de la médecin cheffe PMI et de la chargée de coordination PMI

Informations complémentaires

Référence d'emploi :  20251309
Direction :  DGA Parcours de vie solidaires - Direction de la Santé
Service :  PVS DS Sce Protect° maternelle infantile
Lieu de travail :  Cité administrative
Commune :  ANGERS
Référent du service recruteur :  Emilie CHAILLOU
Ligne fixe :  +33 2 41 81 44 28
Ligne mobile :  +33 6 83 69 08 28
Temps de Travail :  Temps plein
Date de publication : 
Date limite de candidature : 
Grade :  Adjoint administratif principal de 1ère classe, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Date prévue d'entretien :  29/07/2025

Description

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve pour contribuer à l'organisation personnelle de la médecin cheffe de PMI et de la chargée de coordination PMI.

Vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le fonctionnement du service PMI, en assurant une fonction relais entre les services centraux et les services en territoires.

Missions

Assistance Administrative :

  • Assurer la gestion de l'agenda, du courrier, de l'accueil téléphonique, et de la planification des réunions pour la médecin cheffe de service PMI et la chargée de coordination PMI.
  • Rédaction de comptes-rendus et de courriers.
  • Mise en forme de documents et utilisation des logiciels requis (Word, Excel, PowerPoint, Webdelib, GED, etc.).
  • Gestion des parapheurs et préparation des différentes instances (VP-CD, CSEF, etc.).

Relais et Coordination :

  • Assurer la circulation des informations au sein du service PMI et avec les autres directions.
  • Préparer les réunions de sages-femmes et médecins, élaborer l'ordre du jour, contacter les intervenants, et assurer le lien avec le service formation.
  • Participer aux réunions et élaborer les comptes-rendus.

Gestion Administrative :

  • Suivi de la gestion électronique du courrier (GEC).
  • Gestion des ressources humaines : accueil des nouveaux arrivants, suivi des mouvements de personnel, des arrêts et des remplacements.
  • Élaboration et suivi des tableaux de suivi d’activité et de congés.
  • Suivi des projets et activités menés au sein du service.
  • Contrôle des factures (pharmacies, laboratoire, etc.) et mise en signature.
  • Suivi de l'offre de formation des agents du service PMI en lien avec la chargée de coordination PMI.

Activités Secondaires :

  • Suivi du temps de travail des agents du service via la GITT.
  • Centralisation et suivi des demandes de stages, ainsi que des conventions.
    Suivi et traitement des demandes de secours PMI et élaboration de tableaux de bord.
  • Référent·e des archives.
  • Intérim du secrétariat logistique : gestion des arrivées et départs du courrier, gestion de la boîte mail PMI, gestion du matériel PMI.

Profil

Le·a candidat·e idéal·e doit avoir une connaissance approfondie des missions du conseil départemental, de la DGA PVS, de la Direction Santé, et du service PMI. Il·elle doit maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Intranet, GEC, Webdelib).

Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit savoir prendre des notes et les mettre en forme, réceptionner avec précision les messages, et prioriser les demandes (agenda, transmission des communications). Il·elle doit connaître les logiciels internes et faire preuve d'autonomie et d'initiative. La rigueur et la méthodologie sont essentielles, ainsi que la capacité à s'adapter à l'environnement de travail et à ses évolutions.

En ce qui concerne les compétences procédurales, le·a candidat·e doit connaître les circuits et procédures administratives, maîtriser la charte graphique interne au Département, et comprendre le fonctionnement de la DGA-PVS, de la Direction, et du service PMI, ainsi que des autres services du Département.

Enfin, le·a candidat·e doit avoir des qualités relationnelles telles que la capacité à communiquer et à conseiller, à être à l'écoute et disponible, et à s'adapter à divers publics. Un esprit d'équipe, un sens du service public et de la relation entre administration et usagers, ainsi que le respect des obligations de discrétion et de confidentialité sont également requis. Il·elle doit savoir anticiper et être réactif·ve.

Informations complémentaires

Avantages :

tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).

Flexibilité

25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail

Découvrez notre promesse employeur et l'ensemble de nos avantages sur la page :

https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement

 

 

 

Document en téléchargement

  • Fiche de poste

     FP Assistant administratif
    Télécharger - pdf (488 kilo_bytes)