Offres d'emploi internes
Assistant(e) de Direction de l’ingénierie territoriale et de l’environnement
Informations complémentaires
Description
Nous recherchons un·e Assistant·e de Direction pour apporter une aide permanente au directeur/directrice et à son adjoint·e en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous serez en charge de coordonner l'organisation pratique de la DITE et d'appuyer l'équipe de direction.
Missions
Accueil et Communication :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, y compris la réception, l'ouverture et la répartition du courrier.
- Filtrer les communications et orienter les interlocuteurs de manière appropriée.
Assistance à la Direction :
- Assurer les missions d’assistance pour le directeur·rice de l’ingénierie territoriale et de l’environnement, et pour l’ensemble des services de la DITE.
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous, transmettre des informations, organiser des réunions et préparer des dossiers.
Gestion des Documents :
- Réaliser et mettre en forme des documents bureautiques (courriers, notes, etc.).
- Être garant·e du classement global des documents numériques dans le réseau informatique.
Coordination et Organisation :
- Coordonner la production des plannings nécessaires au bon déroulement des activités.
- Assurer le secrétariat de séance (prise de notes, rédaction de comptes rendus) de certaines réunions (réunions de Direction, etc.).
- Assurer le bon fonctionnement de la gestion informatisée du temps de travail.
- Assurer les fournitures de matériels nécessaires au bon fonctionnement des services.
- Contribuer à la réalisation de toute tâche nécessaire au bon déroulement de l'activité.
Élaborer et rédiger les procédures nécessaires.
Veille et Procédures :
- Veiller au bon déroulement de la procédure de passage en Commission/CD/CP.
- Veiller au respect des délais d’injection des rapports.
- Coordonner les retours à apporter aux remarques et ajustements.
- Procéder directement à ces ajustements si besoin.
- Organiser la logistique et les travaux de secrétariat de la commission transition écologique.
- Gérer des dossiers spécifiques.
Veille et Information :
- Se tenir informé·e des différentes actions menées par la DGA TEET dans un souci de polyvalence et d'implication globale.
Profil
Le·a candidat·e idéal·e pour ce poste doit maîtriser les techniques de secrétariat, y compris les compétences dactylographiques et la prise de notes. Une maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels métiers (WebDélib, Incovar, DADF) est essentielle. La connaissance de la charte graphique du Département et des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire est également requise.
Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit posséder de bonnes capacités rédactionnelles et de communication orale, savoir synthétiser et présenter clairement des informations. Il·elle doit également savoir réceptionner, traiter et diffuser des informations, et bien connaître l'activité de la DGA TEET, l’organisation de la collectivité, ainsi que les clients et partenaires de la direction. La maîtrise des outils de téléphonie et de reprographie est également nécessaire.
En ce qui concerne les compétences procédurales, une connaissance des procédures administratives et de communication du Département, ainsi que des procédures de préparation et de gestion du planning des réunions, est requise. Le·a candidat·e doit également connaître les délais et circuits de validation, les procédures courrier (réception/ouverture/répartition), et les procédures de classement et d'archivage. La maîtrise des techniques de recherche documentaire est également un atout.
Enfin, le·a candidat·e doit démontrer des qualités relationnelles, telles que le sens de l'écoute, la neutralité, la diplomatie et la discrétion absolue. L'autonomie, la rigueur, le sens de l'organisation, la curiosité, la réactivité, l'adaptabilité et l'aisance verbale sont également des qualités essentielles pour ce poste. La capacité à travailler en équipe est également cruciale.
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transports en commun et jusqu'à 300 € de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
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Document en téléchargement
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Fiche de poste
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